Je personeelsplanning verbeteren? Je planning beter organiseren?

7 nuttige tips bij wensenroosters!

wensenroosters personeelsplanning

Bij wensenroosters (of voorkeursroosters) wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de individuele wensen van de medewerkers. Dat is niet altijd even eenvoudig. Als planner wil je iedereen tevreden stellen, maar je moet er ook voor zorgen dat je voldoende medewerkers aan de slag hebt. Bovendien worden er tijdens planperiodes opnieuw nieuwe uurroosters opgemaakt. Hoe bewaar je dat evenwicht? We geven je alvast enkele nuttige tips!

Wanneer we praten over wensenroosters hebben we het over een variant van de zogenaamde individuele uurroosters. Andere varianten, waarbij medewerkers nog meer zeggenschap krijgen, zijn bijvoorbeeld intekenroosters en zelfroosteren.

Hoe werkt het?

Bij wensenroosters kan elke werknemer op voorhand wensen indienen. De planner zal hiermee rekening houden wanneer hij nieuwe uurroosters opmaakt. Dat kan door bepaalde werknemers in groepen te plaatsen, bijvoorbeeld een groep die liever vroege of late diensten wilt draaien. Maar ook door in te spelen op de individuele vragen van werknemers. Denk maar aan een collega die graag woensdagnamiddag thuis is om de kinderen naar de voetbal te brengen.

Algemeen gezien worden wensenroosters opgemaakt voor een periode van een aantal weken tot een aantal maanden. Werknemers krijgen dus regelmatig de kans om nieuwe wensen voor een volgende planperiode in te brengen. Voor de planner betekent dit dat hij of zij opnieuw moet puzzelen. We geven je alvast een aantal nuttige tips om je hierbij te helpen.

1. Laat medewerkers zelf prioriteiten bepalen

Bij wensenroosters komt het vaak voor dat werknemers maar een beperkt aantal wensen kunnen indienen. Maar in plaats van het aantal wensen te begrenzen, is het misschien handiger dat medewerkers aanduiden hoe belangrijk een wens is. Een absolute topwens krijgt prioriteit 1, de volgende in rang krijgt prioriteit 2 enzovoort.

Als je deze tip toepast zullen medewerkers sneller beseffen dat niet zomaar alle wensen kunnen worden goedgekeurd. Beter nog, als planner kan je makkelijker keuzes verdedigen, je planning wordt transparanter voor anderen. Door met een rangorde te werken tackel je ook het idee dat medewerkers een reden moeten opgeven voor een wens.

2. Spreek een deadline af

Wanneer je als planner uurroosters moet maken, wil je dit meteen goed doen voor de komende periode. De kwaliteit van de planning zal sterk verminderen wanneer je er vanuit gaat dat je allicht nog dingen zal moeten wijzigen. Je wilt misschien goed doen voor iedereen, maar je moet opletten dat je jezelf niet in de nesten werkt. Spreek daarom een duidelijke deadline af en zeg “nee” tegen wensen die te laat worden ingediend. Zo beschik je tijdig over alle informatie om een goede planning te kunnen maken.

3. Wensen zijn geen eisen!

Een belangrijk mantra voor iedereen die betrokken is bij personeelsplanning: wensen zijn geen eisen. Als planner moet je ervoor zorgen dat je bezetting klopt. Het werk moet nog steeds uitgevoerd worden. Het idee van een wensenrooster is dat je binnen die vereiste tegemoet komt aan de werk/privé balans van medewerkers. Daarbij moet je nu eenmaal toegevingen maken en soms collega’s teleurstellen. Communiceer dit duidelijk naar de medewerkers. Een transparante planning kan daarbij helpen. Zie tip 1!

4. Transparantie is koning

Opnieuw, wees transparant over de keuzes die je maakt. Wanneer collega’s weten hoe en waarom je een planning opmaakt, zal je ook minder het gevoel hebben dat je keuzes moet verantwoorden. Omgekeerd zullen medewerkers meer begrip tonen voor beslissingen over de planning.

5. Bewaak de planning

Als planner is het je taak om de kwaliteit van uurroosters te bewaken. Met je leven! (nu, dat nog net niet..). Het is dus ook je taak om rekening te houden met de gezondheid en de regelmaat van de uurroosters van je collega’s. Dat is ook kwaliteit. Een extra tip, hou de uurroosters in de gaten van collega’s die weinig tot zelden een wens indienen.

6. Maak wensen zichtbaar

Maak gebruik van een wensenboek, een uurrooster in een map,… waarin je per periode alle wensen verzamelt. Zorg ervoor dat alle medewerkers dit boek kan raadplegen. Zo kunnen ze rekening houden met de reeds ingediende wensen van collega’s. Bovendien hebben ze meteen al een idee van de praktische haalbaarheid van hun eigen wensen. Tenzij natuurlijk alle wensen uitermate onrealistisch zijn…

7. Last but not least: respecteer de arbeidswetgeving

Een open deur! Maar eentje waar nog vaak (onbewust) tegen wordt gezondigd. Het kan zijn dat een collega expliciet vraagt om meer uren te werken. En daardoor te weinig rust krijgt tussen diensten. Niet toekennen! Je kan beter een wens niet inplannen, dan jezelf in de nesten te werken. Als planner ben je immers verantwoordelijk voor de uurroosters, en de risico’s die daaruit voortkomen. Het kan soms geen kwaad om al te enthousiaste collega’s tegen zichzelf te beschermen.