Je personeelsplanning verbeteren? Start met een Déhora Planscan. 🔍

Werkaanbod en personeelsbehoefte

Voor veel werkgevers is het lastig om eenduidig vast te stellen wat het (toekomstige) werkaanbod is en welke team samenstelling daarbij past. Als onafhankelijke partij kunnen wij je daarbij helpen.

werklastmeting personeelsformatie dehora

Een goed begin...

Een optimale afstemming tussen werkaanbod en beschikbare capaciteit is onmisbaar

Bij veel organisaties wordt de personeelsbehoefte (of formatie) vastgesteld aan de hand van budgetten van voorgaande jaren. En niet op basis van de hoeveelheid (verwacht) werk. Dat loopt goed tot er sprake is van verandering in het werkaanbod. Denk maar aan periodes van drukte of luwte. Dit kan leiden tot een toename in werkdruk, ontevredenheid bij medewerkers,… In de praktijk krijgen organisaties dit proces maar moeilijk op orde.

Aan de hand van een duidelijk stappenplan ontwikkelt Déhora een objectief voorstel voor uw formatie of personeelsbehoefte. Dit vormt dan de juiste input voor het maken van goede personeelsroosters.

Zo gaan we te werk

De basis van een goede personeelsplanning

1
Werkaanbod in kaart brengen
Hoeveel werk?
2
Subjectieve en objectieve tijdmetingen
Hoeveel tijd?
3
Bepalen van personeelsbehoefte
Welke medewerkers?

Stap 1: het werkaanbod in kaart brengen

Om goede werkroosters te kunnen maken, moet je eerst je werkaanbod kennen. Maar dat werkaanbod kan verschillen over de uren van de dag, de dagen van de week, de weken van de maand, de maanden van het jaar,…  Daardoor lijkt het wel onbegonnen werk. Maar gelukkig zijn er verschillende methoden om je werkaanbod in kaart te brengen. Dit is voor ons dagelijkse praktijk.

Een analyse van het werkaanbod gebeurt meestal per tijdseenheid (uur, dag, week, seizoen). Hiervoor zijn er diverse technieken en informatiebronnen:

  • Onderzoek op taakniveau: welke activiteiten en taken worden verricht en welke competenties en vaardigheden zijn vereist;
  • Werkaanbodprofielen: scenario’s en ervaringen van medewerkers;

Stap 2: Subjectieve en objectieve tijdmetingen

Vervolgens brengen we de effectieve tijdsbesteding van je medewerkers in kaart. Om een realistisch beeld te krijgen maken we gebruik van subjectieve tijdmetingen (bijvoorbeeld vragenlijsten) en objectieve tijdmetingen (multi moment opname). We stellen het toekomstige werkaanbod vast aan de hand van ervaringsgegevens en/of historische gegevens en prognosecijfers.

Stap 3: Bepalen van de benodigde formatie

Bij formatiebepaling leggen we vervolgens vast hoeveel en welke medewerkers je nodig hebt per team en functie. We kijken zowel naar kwantiteit (hoeveel) als naar kwaliteit (competenties en deskundigheid). Die beschikbare personeelsformatie is dus geënt op de hoeveelheid en het type werk.  Daarnaast houden we natuurlijk rekening met diverse randvoorwaarden zoals bezettingseisen en interne afspraken.